お休みと振替の連絡をフォームで受け付けると

お休みや振替の連絡を電話・LINE・連絡帳で受けていると、レッスン中は電話に出られず、あとから聞き直したり、どのクラスに振り替えるかのやりとりが何往復も続いたりしがちです。連絡が別々の場所に届くので、振替の入れ忘れも起きやすくなります。

振替の申請をフォームにしておけば、生徒の名前・在籍しているクラス・お休みする日・振替の希望が、決まった形でそろって届きます。保護者の方も、夜や早朝など都合のよい時間に連絡できます。

このテンプレートに入っている項目

生徒のお名前と連絡先、在籍しているクラス、お休みする日、お休みの理由に加えて、振替を希望するかどうかを聞いています。「振替を希望する」を選んだ人にだけ、第1希望・第2希望の日とクラスを聞くようにしています（表示条件）。お休みの連絡だけの人には、振替の欄を見せません。

希望を2つ聞いておくと、第1希望のクラスが満席でも、聞き直さずに振替を決めやすくなります。クラスの名前や曜日・時間は、教室に合わせて書き換えてください。お休みの理由は、体調不良が続いている生徒に気づくきっかけにもなります。

LEXORA Forms で作ると便利なところ

申請が届くたびに、登録したメールアドレスに通知が届きます。申請した人には受付完了の自動返信メールを送れるので、「ちゃんと届いたか」の問い合わせも減らせます。電話番号やメールアドレスを全角で入力されても、半角にそろえて保存します。

回答は一覧で確認でき、CSV（Excel 用）でのダウンロードや、Google スプレッドシートへの自動追記もできます。スプレッドシートに集めておけば、講師やスタッフと振替の予定を共有しやすくなります。回答の画面の「集計」のタブでは、お休みの多いクラスや理由をグラフで見られます。

有料の Light プランなら、自動返信メールの件名や本文に生徒の名前や振替の希望日を入れることもできます。

使い方

「このテンプレートで作る」を押すと、この内容のフォームがあなたのアカウントに作られます。教室名・クラスの名前・振替の決まり（いつまでに連絡するか、何回まで振り替えられるか）を書き換えて「公開する」を押し、URL を教室のホームページや LINE の公式アカウントのメニュー、入会時の案内に載せてください。

このテンプレートで使っている機能

• 全角で入力されても大丈夫電話番号・メールアドレス・郵便番号などを半角にそろえて保存します。
• 回答者への自動返信メール受付の控えを回答者へ。返信はあなたに届きます。文面の編集と「〇〇様」の差し込みは Light。
• 集計とグラフ選択肢ごとの人数と割合を、棒グラフ・円グラフで。画像で保存して資料に貼れます。
• Google スプレッドシートに自動で追記回答が届くたびに1行ずつ。設問を並べ替えても列はずれません。

よくある質問

無料で使えますか？

はい。Free プランで、このテンプレートのすべての項目をそのまま使えます。

同じ生徒から何度も申請が届いても大丈夫ですか？

はい。お休みのたびに送ってもらう使い方なので、受付設定の「重複の防止」は使わないでください（オンにすると、同じメールアドレスからの2回目以降の申請を受け付けなくなります）。

振替が決まったことは、どうやって伝えればよいですか？

フォームでは申請を受け付けるまでです。振替のクラスが決まったら、回答の一覧にあるメールアドレスや電話番号に連絡してください。