退会・休会の届け出をフォームで受け付けると

退会や休会の連絡は、レッスンの前後に口頭で受けたり、紙の届出書を渡したりしている教室も多いと思います。口頭だと「いつから」「何月分まで」の行き違いが起きやすく、紙は受け取ってから名簿や月謝の管理に書き写す手間がかかります。講師に直接言い出しにくく、連絡が遅れてしまう生徒・保護者の方もいます。

届け出をフォームにしておけば、生徒の名前・クラス・退会か休会か・時期が、決まった形でそろって届きます。いつ届いたかも記録に残るので、「〇日までの届け出で翌月から」といった教室の決まりにも合わせやすくなります。

このテンプレートに入っている項目

生徒のお名前と連絡先、在籍しているクラスに加えて、お手続きの種類（退会・休会）を聞いています。「退会」を選んだ人には最後のレッスンの月と退会の理由を、「休会」を選んだ人には休会を始める月・休会の期間・休会の理由を聞くようにしています（表示条件）。関係のない欄は見せないので、答える人が迷いません。

退会の理由は複数選べる形にしています。引っ越しや受験など、教室では変えられない理由なのか、時間帯や内容の不満なのかが分かると、クラスの組み方や続けてもらうための工夫を考えるきっかけになります。最後に、お手続きは教室からの確認の連絡で完了することへの同意を必須にしています。届け出の時期の決まりやクラスの名前は、教室に合わせて書き換えてください。

LEXORA Forms で作ると便利なところ

届け出があるたびに、登録したメールアドレスに通知が届きます。届け出た人には受付完了の自動返信メールを送れるので、「ちゃんと届いたか」の問い合わせも減らせます。電話番号やメールアドレスを全角で入力されても、半角にそろえて保存します。

回答は一覧で確認でき、CSV（Excel 用）でのダウンロードや、Google スプレッドシートへの自動追記もできます。回答の画面の「集計」のタブでは、退会の理由や休会の期間をグラフで見られるので、年度末などにまとめて振り返るときに便利です。

有料の Light プランなら、自動返信メールの件名や本文に生徒の名前やお手続きの種類を入れることもできます。

使い方

「このテンプレートで作る」を押すと、この内容のフォームがあなたのアカウントに作られます。教室名・クラスの名前・届け出の締め切り（たとえば「前月の15日まで」）を書き換えて「公開する」を押し、URL を教室のホームページや LINE の公式アカウントのメニュー、会員向けの案内に載せてください。

このテンプレートで使っている機能

• 全角で入力されても大丈夫電話番号・メールアドレス・郵便番号などを半角にそろえて保存します。
• 回答者への自動返信メール受付の控えを回答者へ。返信はあなたに届きます。文面の編集と「〇〇様」の差し込みは Light。
• 集計とグラフ選択肢ごとの人数と割合を、棒グラフ・円グラフで。画像で保存して資料に貼れます。
• Google スプレッドシートに自動で追記回答が届くたびに1行ずつ。設問を並べ替えても列はずれません。

よくある質問

無料で使えますか？

はい。Free プランで、このテンプレートのすべての項目をそのまま使えます。

休会から復帰するときの連絡も、このフォームで受け付けられますか？

お手続きの種類に「休会からの復帰」を足し、それを選んだ人にだけ復帰する月を聞くように表示条件を付ければ、同じフォームで受け付けられます。

退会の届け出を受け付けたら、手続きは終わりですか？

フォームでは届け出を受け付けるまでです。月謝や会費の最後の月、貸し出している教材の返却などは、回答の一覧にあるメールアドレスや電話番号に教室から連絡して確かめてください。