第1希望から第3希望を集めて組み直す手間をなくす

保護者面談の日程は、紙やフォームで第1〜第3希望を書いてもらい、講師が全員分を見比べて枠に割り振る方法がよく使われます。希望が同じ時間に集まると、割り振ったあとに「その時間は埋まってしまいました」と何件も連絡し直すことになります。

このテンプレートは、面談の時間の選択肢ごとに定員を「1」にしてあります。予約が入った枠は回答画面で「満席」と表示されて選べなくなるので、空いている枠から先着順で決まり、割り振りと連絡のし直しが要りません。満席の枠も隠さずに残すので、保護者の方はどの時間が空いているかを一目で見比べられます。

このテンプレートに入っている項目

面談の方法（教室で・オンライン）、面談の時間（各枠1組）、生徒さんのお名前と学年、ごきょうだいの在籍、保護者の方のお名前、メールアドレス、当日つながる電話番号、面談で特に話したいこと、事前に伝えておきたいことを入れています。

どの枠も都合がつかない方のために「どの時間もご都合がつかない」という選択肢を用意し、選んだ方にだけ都合のつく日時を書く欄が出るようにしています。ごきょうだいで一緒に話したい方にも、ごきょうだいのお名前と学年の欄が出ます。話したいことを先に選んでもらうと、成績の資料や志望校の情報を準備してから面談に臨めます。

1家庭で枠をいくつも押さえないように

念のために2つの枠を予約されると、ほかのご家庭が予約できなくなります。受付設定の重複の防止で「メールアドレス」を選ぶと、同じアドレスからの2件目の予約は受け付けません。このテンプレートは、ごきょうだいを同じ枠で一緒に話す形にしてあるので、1家庭1件のままで使えます。ごきょうだいで別々の時間をとる教室では、重複の防止を外してください。

予約のあとに都合が悪くなったという連絡があったら、回答の対応状況を「キャンセル」にしてください。その予約は定員に数えなくなり、その枠はまた選べるようになります。同じ時刻に予約が重なっても、1つの枠に2組が入ることはありません。

締め切りと、枠の数の見せ方

受付設定で締め切りの日時を決めておけば、たとえば面談週間の前日の正午に自動で受付を止められます。受付終了の画面の文言も変えられるので、「これからの面談のご相談は教室まで」のように案内できます。

枠ごとの定員は1なので、このテンプレートでは「残り1」の表示を出さない設定にしてあります。1つの枠に2組まで入れたいときは、編集画面で時間の設問を選び、右の設定の「選択肢ごとに定員を決める」で数を変えてください。ここまでの機能は、どれも Free プランで使えます。

使い方

「このテンプレートで作る」を押すと、この内容のフォームがあなたのアカウントに作られます。時間の選択肢を面談を開く日時に書き換え、「公開する」を押せば、URL を教室の連絡メールや LINE で保護者の方に送れます。予約が届くとメールで知らせが届き、回答の一覧を面談の時間で並べ替えれば、そのまま当日の面談表になります。

このテンプレートで使っている機能

• 全角で入力されても大丈夫電話番号・メールアドレス・郵便番号などを半角にそろえて保存します。
• 回答者への自動返信メール受付の控えを回答者へ。返信はあなたに届きます。文面の編集と「〇〇様」の差し込みは Light。
• 選択肢ごとの定員日程や回ごとに人数を決めると、定員に達した選択肢は「満席」になり選べなくなります。無料プランでも使えます。
• 答えに応じて設問を出し分け「はい」を選んだ人にだけ追加の質問を。
• 集計とグラフ選択肢ごとの人数と割合を、棒グラフ・円グラフで。画像で保存して資料に貼れます。
• Google スプレッドシートに自動で追記回答が届くと数分以内に1行ずつ。Light なら、回答の修正・対応状況・メモも行に反映し、いつも最新の写しになります。

よくある質問

無料プランで使えますか？

はい。枠ごとの定員・重複の防止・締め切りを含め、このテンプレートのすべての項目を Free プランでそのまま使えます。Free プランの月間の回答数は、アカウント全体で100件までです。生徒さんの多い教室では、ほかのフォームの回答と合わせて数えてください。

オンライン面談の接続先は、どうやって伝えますか？

接続先の URL はフォームに載せず、予約が届いたあとに保護者の方へ個別にお送りください。自動返信メールの本文を自由に書けるのは Light プラン以上で、Free プランでは決まった文面のメールが届きます。

時間の枠を後から足せますか？

はい。公開したあとでも、時間の設問に選択肢を足して保存すれば、次に開いた方から選べます。足した枠の定員も、右の設定で決めてください。

誰がどの枠を予約したかを一覧で見られますか？

見られます。回答の一覧で面談の時間を見るほか、CSV（Excel 用）でダウンロードするか Google スプレッドシートに追記して、時間の順に並べ替えてください。