紙の申込書を集めて書き写す手間をなくす

発表会の申込は、紙の申込書をレッスンで配って回収するのが一般的ですが、出し忘れの催促や、曲名・作曲者を読み取ってプログラムの原稿に打ち直す作業が先生の負担になります。保護者の字が読みにくく、曲名の綴りを確かめ直すこともあります。

このテンプレートは、紙の申込書に書いてもらっていた内容をそのままフォームにしたものです。届いた回答は一覧で確認でき、CSV（Excel 用）でダウンロードすれば、曲名や作曲者をプログラムの原稿にそのまま貼り付けられます。

このテンプレートに入っている項目

最初に参加するかどうかを聞き、「参加する」を選んだ人にだけ、曲名・作曲者、出演の形（ソロ・連弾・アンサンブル）、演奏時間の目安、出演できない時間帯、来場するご家族の人数を聞きます。連弾・アンサンブルを選んだ人には、その曲名と一緒に出演する方のお名前の欄も出します。参加しない人は、お名前と連絡先だけで送信できます。

プログラムに載せる名前の書き方（フルネーム・名前だけ・載せない）と、記録の写真や動画を教室のホームページや SNS に載せてよいかも聞いています。お子さまの名前や写真をどこまで出すかはご家庭ごとに考えが違うので、申込のときに確かめておくと、発表会のあとで慌てずに済みます。

締め切りと、届いた申込の整理

受付設定で締め切りの日時を決めておけば、その時刻に自動で受付を止められます。受付終了の画面の文言も変えられるので、「締め切り後の変更は先生に直接ご連絡ください」のように案内できます。

回答の一覧では、出演の形や参加の有無で絞り込んだり、名前や曲名で探したりできます。回答ごとに対応状況（未対応・対応中・完了など）とメモを付けられるので、曲の重なりを確かめた人、出演順を決めた人の印に使えます。申込が届くたびにメールで知らせが届き、申し込んだ方には受付完了の自動返信メールを送れます。ここまでの機能は、どれも Free プランで使えます。

使い方

「このテンプレートで作る」を押すと、この内容のフォームがあなたのアカウントに作られます。最初の文章に発表会の日時・会場・参加費・締め切りを書き、クラスや出演の形の選択肢を教室に合わせて直して「公開する」を押します。URL を教室の LINE やメールで送るか、QR コードにしてお知らせのプリントに載せてください。

このテンプレートで使っている機能

• 全角で入力されても大丈夫電話番号・メールアドレス・郵便番号などを半角にそろえて保存します。
• 回答者への自動返信メール受付の控えを回答者へ。返信はあなたに届きます。文面の編集と「〇〇様」の差し込みは Light。
• 答えに応じて設問を出し分け「はい」を選んだ人にだけ追加の質問を。
• 集計とグラフ選択肢ごとの人数と割合を、棒グラフ・円グラフで。画像で保存して資料に貼れます。
• Google スプレッドシートに自動で追記回答が届くと数分以内に1行ずつ。Light なら、回答の修正・対応状況・メモも行に反映し、いつも最新の写しになります。

よくある質問

無料プランで使えますか？

はい。参加する人にだけ出す欄・締め切り・自動返信を含め、このテンプレートのすべての項目を Free プランでそのまま使えます。Free プランの月間の回答数は、アカウント全体で100件までです。

兄弟姉妹で出演するときは、どう申し込んでもらえばよいですか？

お子さま1人につき1回ずつ送ってもらってください。曲名や出演の形が1件ずつに分かれるので、プログラムを作りやすくなります。同じ保護者のメールアドレスから何件も届くので、受付設定の重複の防止で「メールアドレス」は選ばないでください。

部ごとに出演の人数を区切れますか？

できます。「出演の部」のような選択肢の設問を足し、編集画面の右の設定で「選択肢ごとに定員を決める」をオンにすると、定員に達した部は回答画面で「満席」と表示されて選べなくなります（Free プランで使えます）。

申込のあとで曲が変わったときは？

もう一度送ってもらうか、先生に連絡してもらってください。Light プラン以上なら、届いた回答を作成者が直接修正でき、修正の記録も残ります。