同窓会の幹事がフォームを使うと

同窓会の幹事は、出欠のほかに「誰なのか」を確かめる手間があります。卒業から年月がたつと名字が変わった人も多く、今の名前だけでは名簿のどの人か分かりません。往復はがきで出欠を聞くと、住所の変わった人には届かず、返ってきたはがきを名簿と突き合わせる作業も残ります。

フォームにしておけば、卒業時の氏名・クラスと今の連絡先が同じ形でそろって届きます。URL は LINE やメールで、知り合いから知り合いへ転送してもらえるので、連絡先の分からない人にも届きやすくなります。

このテンプレートに入っている項目

今のお名前と卒業時のお名前（旧姓）、卒業時のクラス、メールアドレスを聞いてから、出欠を聞きます。「出席する」を選んだ人にだけ、二次会への参加と会費の払い方を聞くようにしています（表示条件）。「欠席する」人には、当日に紹介する近況のひとことを書いてもらえます。

最後に、名簿に載っている住所から変わったかを聞き、「変わった」を選んだ人にだけ新しい住所を聞きます。郵便番号を入れると都道府県と市区町村が自動で入るので、スマホでも入力が短く済みます。住所を同窓生に配る名簿に載せてよいかも聞いているので、載せる・載せないで扱いを分けられます。名簿の扱いは、それぞれの会の決まりに従ってください。

LEXORA Forms で作ると便利なところ

回答の画面の「集計」のタブで、出席・欠席・未定の人数や、二次会の人数をグラフで見られます。回答の一覧は CSV（Excel 用）でダウンロードでき、Google スプレッドシートへの追記もできるので、名簿の更新や会費の確認にそのまま使えます。回答には「会費 受け取り済み」のような対応状況とメモを付けられます。

同じ人が何度も送ってしまうのが心配なら、受付設定の「重複の防止」でメールアドレスを選ぶと、同じアドレスからの2件目を受け付けなくなります。締め切り日時を決めておけば、その日時に自動で受付を止めます。会場の席数が決まっているなら「出席する」の選択肢に定員を付けられます。どれも Free プランで使えます。

Free プランで使うときの注意

Free プランで受け付けられる回答は、アカウント全体で月100件までです。学年全体の同窓会で100人を超える回答が見込まれる場合は、月500件まで受け付けられる Light プランを検討してください。

使い方

「このテンプレートで作る」を押すと、この内容のフォームがあなたのアカウントに作られます。学校名・日時・会場・会費と締め切りを書き換え、クラスの選択肢を学年に合わせて直してから「公開する」を押してください。共有の画面には QR コードもあるので、案内のはがきに印刷して送ることもできます。

このテンプレートで使っている機能

• 郵便番号から住所を自動入力都道府県・市区町村・町域が自動で埋まり、番地を書き足すだけです。
• 全角で入力されても大丈夫電話番号・メールアドレス・郵便番号などを半角にそろえて保存します。
• 回答者への自動返信メール受付の控えを回答者へ。返信はあなたに届きます。文面の編集と「〇〇様」の差し込みは Light。
• 集計とグラフ選択肢ごとの人数と割合を、棒グラフ・円グラフで。画像で保存して資料に貼れます。
• Google スプレッドシートに自動で追記回答が届くと数分以内に1行ずつ。Light なら、回答の修正・対応状況・メモも行に反映し、いつも最新の写しになります。

よくある質問

クラスがたくさんある学年でも使えますか？

はい。「卒業時のクラス」の選択肢を、学年のクラスの数に合わせて足したり消したりしてください。集計のタブでクラスごとの人数も見られます。

あとから出欠を変えたい人がいたら？

幹事に連絡してもらい、回答の対応状況を「キャンセル」にするか、古い回答を削除してから送り直してもらってください。有料の Light プランなら、幹事が回答の中身を直すこともできます（直した記録が残ります）。

会費をフォームで払ってもらえますか？

LEXORA Forms には、フォームの中でお金を払ってもらう機能はありません。このテンプレートでは払い方だけを聞き、受け取ったかどうかは対応状況やメモで管理します。