日程調整をフォームにすると

集まりの日を決めるとき、グループのチャットで「〇日はどうですか」と聞くと、返事が流れてしまい、誰がどの日に来られるのかを数え直すことになりがちです。返事をしていない人も分かりにくくなります。

候補日を並べたフォームを1つ送れば、全員の都合が同じ形で一覧にそろいます。答える人も、ほかの人の返事を気にせずに自分の都合を送れます。

このテンプレートに入っている項目

お名前と、候補日ごとの「○ 参加できる／△ 調整すれば参加できる／× 参加できない」を聞きます。候補日は4つ入れてあり、日時を書き換えて使います。候補日を増やすときは、設問を複製して日時を直してください。

△は、そのままでは決めにくい答えです。そこで、ある候補日に△を選んだ人にだけ、「何時からなら参加できるか」などの条件を書く欄を出しています（表示条件）。どの候補日も合わない人のために、ほかに都合のよい日時を書く欄も置きました。メールアドレスは任意で、決まった日時をメールで知らせたい会のために入れています。グループのチャットで知らせるなら、消して使えます。

LEXORA Forms で作ると便利なところ

回答の画面の「集計」のタブで、候補日ごとに○・△・×の人数をグラフで見られます。○の多い日がすぐに分かります。回答の一覧では、選んだ答えで絞り込めるので、たとえば「候補2が○の人」だけを並べて、来られない人を確かめられます。一覧は CSV（Excel 用）でダウンロードでき、Google スプレッドシートへの追記もできます。

受付設定で締め切り日時を決めておけば、その日時に自動で受付を止めます。返事の遅い人を待ち続けずに、日を決められます。これらは Free プランで使えます。

使い方

「このテンプレートで作る」を押すと、この内容のフォームがあなたのアカウントに作られます。集まりの内容・候補日の日時・返事の締め切りを書き換えて「公開する」を押し、グループのチャットやメールで URL を送ってください。日が決まったら、受付を止めて、決まった日時をみなさんに知らせます。決まった日の出欠を改めてとるときは、「出欠確認フォーム」のテンプレートが使えます。

このテンプレートで使っている機能

• 全角で入力されても大丈夫電話番号・メールアドレス・郵便番号などを半角にそろえて保存します。
• 回答者への自動返信メール受付の控えを回答者へ。返信はあなたに届きます。文面の編集と「〇〇様」の差し込みは Light。
• 答えに応じて設問を出し分け「はい」を選んだ人にだけ追加の質問を。
• 集計とグラフ選択肢ごとの人数と割合を、棒グラフ・円グラフで。画像で保存して資料に貼れます。
• Google スプレッドシートに自動で追記回答が届くと数分以内に1行ずつ。Light なら、回答の修正・対応状況・メモも行に反映し、いつも最新の写しになります。

よくある質問

あとから都合が変わった人がいたら？

もう一度フォームから送ってもらい、古いほうの回答を削除してください。有料の Light プランなら、幹事が回答の中身を直すこともできます（直した記録が残ります）。

決まった日時を、回答した人にまとめて知らせられますか？

LEXORA Forms には、回答した人へまとめてメールを送る機能はありません。グループのチャットなどで知らせてください。メールで知らせる場合は、回答の一覧や CSV からメールアドレスを確かめられます。

無料で使えますか？

はい。Free プランで、このテンプレートのすべての項目と、集計のグラフ・絞り込み・締め切りをそのまま使えます。Free の月間の回答数は、アカウント全体で100件までです。