懇親会の幹事がフォームを使うと

忘年会や懇親会の幹事は、出欠だけでなく、二次会に来る人数、お酒を飲む人と飲まない人、食べられないもの、会費の集め方まで確かめる必要があります。チャットで聞くと返事が流れてしまい、お店に人数を伝える前に、何度もやりとりを読み返すことになりがちです。

フォームにしておけば、必要なことが同じ形で一覧にそろって届きます。答える人も、ほかの人の返事を気にせずに都合を送れます。

このテンプレートに入っている項目

お名前・所属・メールアドレスと、参加するかどうかを聞きます。「参加する」を選んだ人にだけ、二次会への参加、お飲み物（お酒・ソフトドリンク）、食べられないもの、会費の払い方を聞くようにしています（表示条件）。「まだ分からない」を選んだ人には、いつごろ決まりそうかを、「参加しない」人には幹事へのひとことを聞きます。

お飲み物と食べられないものは、コースを決めるときにお店から聞かれやすい項目です。会費の払い方の選択肢は、会に合わせて書き換えてください。二次会がない会では、その設問を消して使えます。参加人数をまとめて聞く場合は、すでにある「出欠確認フォーム」のテンプレートが向いています。

LEXORA Forms で作ると便利なところ

回答の画面の「集計」のタブで、参加・不参加・未定の人数や、二次会の人数、お飲み物の内訳をグラフで見られます。お店に伝える人数がすぐに分かります。回答の一覧は CSV（Excel 用）でダウンロードでき、Google スプレッドシートへの追記もできるので、会費の名簿にそのまま使えます。

回答には、一覧で「対応状況」とメモを付けられます。状況の名前は自分で決められるので、「会費 受け取り済み」のようにして、集め忘れを防げます。都合が悪くなった人の回答を「キャンセル」にすると、下の定員に数えなくなります。

受付設定で締め切り日時を決めておけば、その日時に自動で受付を止めます。お店の席の数が決まっているなら、「参加する」の選択肢に定員を付けると、満席になったところで「参加する」だけを選べなくできます（「参加しない」は選べるまま）。どちらも Free プランで使えます。

使い方

「このテンプレートで作る」を押すと、この内容のフォームがあなたのアカウントに作られます。日時・お店・会費の案内と、出欠の締め切りを書き換えて「公開する」を押し、社内のチャットや LINE のグループで URL を送ってください。

このテンプレートで使っている機能

• 全角で入力されても大丈夫電話番号・メールアドレス・郵便番号などを半角にそろえて保存します。
• 回答者への自動返信メール受付の控えを回答者へ。返信はあなたに届きます。文面の編集と「〇〇様」の差し込みは Light。
• 集計とグラフ選択肢ごとの人数と割合を、棒グラフ・円グラフで。画像で保存して資料に貼れます。
• Google スプレッドシートに自動で追記回答が届くと数分以内に1行ずつ。Light なら、回答の修正・対応状況・メモも行に反映し、いつも最新の写しになります。

よくある質問

あとから参加・不参加を変えたい人がいたら？

もう一度フォームから送ってもらい、古いほうの回答を削除するか、対応状況を「キャンセル」にしてください。有料の Light プランなら、幹事が回答の中身を直すこともできます（直した記録が残ります）。

会費をフォームで払ってもらえますか？

LEXORA Forms には、フォームの中でお金を払ってもらう機能はありません。このテンプレートでは払い方だけを聞き、集めたかどうかは回答の対応状況やメモで管理します。

無料で使えますか？

はい。Free プランで、このテンプレートのすべての項目と、集計のグラフ・締め切り・定員をそのまま使えます。