名簿づくりを「集めて書き写す」から「集めたものがそのまま名簿」に

サークルやチームの名簿は、年度が変わるたびに作り直すのがよくある流れです。紙を回して書いてもらったり、グループのトークで連絡先を送ってもらったりすると、まとめる人が表に書き写す手間がかかり、字の読み違いも起きます。

このフォームで集めると、回答の一覧がそのまま名簿の表になります。CSV（Excel 用）でダウンロードして、印刷用の名簿や連絡網に使えます。

このテンプレートに入っている項目

登録する人（本人か、保護者がお子さんを登録するか）、所属、役職、お名前・ふりがな、電話番号・メールアドレス・住所、名簿に載せてよい項目、連絡事項、名簿の使い方への同意を聞きます。

「保護者がお子さんを登録」を選んだ人にだけ、保護者のお名前と、お子さんの学年を聞きます（表示条件）。大人だけの団体では、この設問と選択肢を消してください。所属と役職の選択肢は、団体に合わせて書き換えてください。

配る名簿に載せる範囲を、一人ずつ選んでもらう

名簿は便利な一方で、住所や電話番号を会員全員に配ってよいかは人によって考えが違います。このテンプレートでは「会員に配る名簿に載せてよい項目」をチェックで選んでもらい、選ばれなかった項目は、まとめ役だけが連絡に使う形にしています。何に使うか、誰が見るかをフォームの最初の文章に書いておくと、安心して答えてもらえます。名簿の扱いは、団体の決まりに従ってください。

LEXORA Forms で作ると便利なところ

住所は郵便番号から都道府県と市区町村が自動で入り、回答の一覧と CSV では郵便番号・都道府県・市区町村・番地・建物名の列に分かれます。電話番号やメールアドレスを全角で打っても、半角にそろえて保存します。

受付設定の「重複の防止」でメールアドレスを選ぶと、同じアドレスからの2回目の登録を受け付けません（家族で同じアドレスを使う団体では使わないでください）。回答の一覧は所属や役職で絞り込めるので、チームごとの名簿や役員の名簿もすぐに作れます。ここまでの機能は、どれも Free プランで使えます。

登録の内容が変わったときと、Free プランの注意

引っ越しや電話番号の変更は、まとめ役に連絡してもらうよう、完了ページに書いておきます。Free プランでは回答の一覧のメモ欄に変更を書き残せ、有料の Light プランなら回答の中身を直せます（直した記録が残ります）。

Free プランで受け付けられる回答は、アカウント全体で月100件までです。会員の多い団体や、同じ月にほかのフォームでも回答を集める場合は、月500件まで受け付けられる Light プランを検討してください。

このテンプレートで使っている機能

• 郵便番号から住所を自動入力都道府県・市区町村・町域が自動で埋まり、番地を書き足すだけです。
• 全角で入力されても大丈夫電話番号・メールアドレス・郵便番号などを半角にそろえて保存します。
• 回答者への自動返信メール受付の控えを回答者へ。返信はあなたに届きます。文面の編集と「〇〇様」の差し込みは Light。
• 集計とグラフ選択肢ごとの人数と割合を、棒グラフ・円グラフで。画像で保存して資料に貼れます。
• Google スプレッドシートに自動で追記回答が届くと数分以内に1行ずつ。Light なら、回答の修正・対応状況・メモも行に反映し、いつも最新の写しになります。

よくある質問

名簿に載せない項目も、まとめ役には見えますか？

はい。回答の一覧には、答えてもらった項目がすべて出ます。配る名簿を作るときに、CSV から「載せてよい項目」で選ばれなかった列を消してください。回答の一覧と CSV を見られるのは、フォームを作ったアカウントだけです。

去年の名簿を、そのまま今年も使えますか？

フォーム一覧の「複製」で、設問と見た目を写した新しいフォームを作れます。年度ごとに複製して受け付けると、その年度に登録した人だけの名簿になり、やめた人が残りません。複製したフォームは非公開で作られるので、書き換えてから公開してください。

兄弟で同じチームに入っている場合は？

お子さん一人ずつ登録してもらう形がおすすめです。保護者が同じメールアドレスで何人も登録する団体では、重複の防止の設定を使わないでください。

無料で使えますか？

はい。Free プランで、このテンプレートのすべての項目と、表示条件・住所の自動入力・重複の防止・CSV のダウンロードを使えます。ただし、回答はアカウント全体で月100件までです。