満席のあとの「空いたら教えてください」をまとめる

人気の講座やイベントが満席になると、「キャンセルが出たら教えてください」という連絡がメール・電話・SNS の DM にばらばらに届きます。誰が先に頼んだのか、何人で参加したいのか、いつまでに返事がもらえるのかが分からないと、空きが出たときにすぐ案内できません。

このテンプレートは、キャンセル待ちを1つのフォームで受け付けるためのものです。回答には届いた日時が残るので、登録の早い順に連絡できます。待ちたい回はいくつでも選べるので、どの回でも参加したい方と、特定の回だけの方を見分けられます。

このテンプレートに入っている項目

キャンセル待ちをする回（複数選べる）、参加の人数、お名前、メールアドレス、電話番号、空きが出たときの連絡方法、前日・当日の空きでも連絡してよいか、ご連絡からお返事までにかかる時間、備考を入れています。

人数で「2名以上」を選んだ方にだけ、人数の欄と「空きが人数分そろわないとき」の欄が出ます。3名で待っている方に1名分の空きを案内してよいかが先に分かるので、空いた席の数に合う方から順に声をかけられます。お返事までの時間を聞いておくと、直前の空きは当日中に返事ができる方に回すといった判断ができます。

空きが出てから案内するまで

元の申込フォームで選択肢ごとの定員を使っている場合は、取り消しの連絡を受けた申込の対応状況を「キャンセル」にすると、その回の枠が1つ空きます。次に、このフォームの回答の一覧で、その回を選んだ方を登録の早い順に見て連絡してください。

対応状況の名前はフォームごとに変えられるので、このフォームでは「待機中」「ご案内済み」「参加が決まった」「辞退」のように名前を付け替えておくと、誰に連絡したかが一覧で分かります。状況での絞り込みも使えます。

LEXORA Forms で作ると便利なところ

受付設定の重複の防止で「メールアドレス」を選ぶと、同じ方が何度も登録して順番が分かりにくくなるのを防げます。登録の締め切り日時を決めておけば、開催の前日などに自動で受付を止められます。電話番号やメールアドレスが全角で入力されても、半角にそろえて保存します。ここまでの機能は、どれも Free プランで使えます。

使い方

「このテンプレートで作る」を押すと、この内容のフォームがあなたのアカウントに作られます。回の選択肢を満席になった日時に書き換え、「公開する」を押してください。満席のお知らせと一緒に、SNS や LINE で URL を案内すると、問い合わせへの個別の返信が減ります。

このテンプレートで使っている機能

• 全角で入力されても大丈夫電話番号・メールアドレス・郵便番号などを半角にそろえて保存します。
• 回答者への自動返信メール受付の控えを回答者へ。返信はあなたに届きます。文面の編集と「〇〇様」の差し込みは Light。
• 集計とグラフ選択肢ごとの人数と割合を、棒グラフ・円グラフで。画像で保存して資料に貼れます。
• Google スプレッドシートに自動で追記回答が届くと数分以内に1行ずつ。Light なら、回答の修正・対応状況・メモも行に反映し、いつも最新の写しになります。

よくある質問

空きが出たら、自動で繰り上がりますか？

いいえ。LEXORA Forms はキャンセル待ちの方を自動で繰り上げて申込にすることはしません。空きが出たら、回答の一覧を見て登録の早い順にご連絡ください。お返事までの時間や人数を見て、案内する方を選べます。

無料プランで使えますか？

はい。重複の防止・締め切り・対応状況を含め、このテンプレートのすべての項目を Free プランでそのまま使えます。Free プランの月間の回答数は、アカウント全体で100件までです。元の申込フォームの回答と合わせて数えてください。

登録した方に、受付の確認メールは届きますか？

通知の設定で自動返信をオンにすると、登録した方に受付完了のメールが届きます。Free プランでは決まった文面で、本文を自由に書けるのは Light プラン以上です。

キャンセル待ちの順番を、登録した方に伝えられますか？

フォームの画面には順番を出しません。回答の一覧で届いた日時を見て、必要なら個別にお伝えください。