係の割り振りをフォームで受け付けると

行事の係を決めるときは、紙やグループのトークで希望を集め、担当の人が人数を数えて「受付はもう足りています」「片付けがあと2人ほしい」と調整し直すのがよくある流れです。希望が一部の係に集まったり、返事が遅れて調整が何度も続いたりと、担当の人の手間がかかります。

このテンプレートは、係ごとに人数の上限（定員）を決めてあります。上限まで集まった係は、フォームの上で「満席」と表示されて選べなくなるので、あとから回答する人は空いている係から選びます。先に答えた人から順に決まるので、担当の人が人数を数え直す必要がありません。

このテンプレートに入っている項目

お名前、所属（地区・班、学年など）、当日に連絡のつく電話番号と、行事に参加できるかを聞きます。「参加できる」を選んだ人にだけ、参加できる時間帯（準備・午前・午後・片付け）と希望する係、一緒に手伝う人数を聞きます（表示条件）。「参加できない」を選んだ人には、担当への連絡を書ける欄だけを出します。

係は「受付・案内」「模擬店」「会場の設営」など5つと、「どこでもよい」の6つです。「どこでもよい」には上限を付けていないので、係が全部埋まったあとでも申し込めます。係の名前と人数は、行事に合わせて書き換えてください。残りの人数を出すかどうかも、設問ごとに選べます。係の上限は回答の件数で数えるので、家族で手伝う人が多い行事では、一緒に手伝う人数の欄を見て調整してください。

集めた回答の使い方

回答の画面の「集計」のタブで、係ごとの人数と、時間帯ごとの人数がグラフで分かります。一覧では、係で絞り込んで、その係の人の名前と電話番号だけを見ることもできます。CSV（Excel 用）でダウンロードすれば、当日の配置表や名簿づくりにそのまま使えます。

都合が悪くなった人の回答は、対応状況を「キャンセル」にすると係の人数に数えなくなり、その係はまた選べるようになります。受付設定の締め切り日時を決めておけば、その日時に自動で受付を止めます。ここまでの機能は、どれも Free プランで使えます。

Free プランで使うときの注意

Free プランで受け付けられる回答は、アカウント全体で月100件までです。上限に達すると、その月はフォームが回答を受け付けなくなります。大きな行事で100人を超える回答が見込まれる場合や、同じ月にほかのフォームでも回答を集める場合は、月500件まで受け付けられる Light プランを検討してください。

使い方

「このテンプレートで作る」を押すと、この内容のフォームがあなたのアカウントに作られます。行事の名前・日時・集合場所と、係の名前・人数を書き換えて「公開する」を押し、回覧板やグループのトークで URL を送ってください。共有の画面には QR コードもあるので、お知らせのプリントや掲示板に貼ることもできます。

このテンプレートで使っている機能

• 全角で入力されても大丈夫電話番号・メールアドレス・郵便番号などを半角にそろえて保存します。
• 選択肢ごとの定員日程や回ごとに人数を決めると、定員に達した選択肢は「満席」になり選べなくなります。無料プランでも使えます。
• 集計とグラフ選択肢ごとの人数と割合を、棒グラフ・円グラフで。画像で保存して資料に貼れます。
• Google スプレッドシートに自動で追記回答が届くと数分以内に1行ずつ。Light なら、回答の修正・対応状況・メモも行に反映し、いつも最新の写しになります。

よくある質問

係の人数が埋まったら、どうなりますか？

その係は回答の画面で「満席」と表示され、選べなくなります。ほぼ同時に送られても上限を超えないよう、送信のときにもう一度数えています。上限を超えそうになった人には、ほかの係を選び直すよう案内が出ます。

あとから係を変えたい人がいたら？

もう一度フォームから送ってもらい、古い回答の対応状況を「キャンセル」にするか、回答を削除してください。どちらでも、元の係の枠が1つ空きます。有料の Light プランなら、担当の人が回答の中身を直すこともできます（直した記録が残ります）。

同じ人が何度も申し込まないようにできますか？

受付設定の「重複の防止」で、電話番号などの設問を選んでおくと、同じ値の回答は2件目を受け付けません。家族で同じ番号を使う場合もあるので、使うかどうかは行事に合わせて決めてください。

無料で使えますか？

はい。Free プランで、このテンプレートのすべての項目と、係ごとの定員・集計のグラフ・締め切りを使えます。ただし、回答はアカウント全体で月100件までです。