総会の出欠をフォームで受け付けると

PTA の総会では、出欠の用紙と委任状を家庭に配り、子どもを通して回収して、役員が出席と委任の数を数えるのがよくある流れです。用紙が戻ってこない、字が読めない、集計した数が合わない、といった手間も毎年のように起こります。

フォームにすれば、保護者はスマホで答えるだけで済み、アカウントの登録もいりません。役員は、届いた回答の一覧で出席と委任の数をいつでも確かめられます。

このテンプレートに入っている項目

お子さまの学年・組、保護者のお名前、総会への出欠を聞きます。「欠席する（委任状を提出する）」を選んだ人にだけ委任状の欄を出し（表示条件）、委任する相手（議長か、ほかの会員か）と、委任の確認を聞きます。ほかの会員を選んだ人には、その人のお名前も聞きます。最後に、議案へのご意見・ご質問を書ける欄を入れています。

冒頭の案内には、日時・会場と議案の見本を入れています。委任状の文面と議案は、総会の案内に合わせて書き換えてください。総会の成立の数え方や、委任状をフォームで受け付けてよいかは、それぞれの PTA の規約に従ってください。

集計と、回答の確認

回答の画面の「集計」のタブで、出席と委任状の数と割合がグラフで確認できます。一覧では、学年・組やお名前で探したり、欠席の人だけに絞り込んだりできます。回答の一覧は CSV（Excel 用）でダウンロードできるので、名簿との照らし合わせや、総会の資料づくりに使えます。

回答には「対応状況」とメモを付けられます。名簿と照らし合わせた回答を「完了」にしておけば、役員の間で確認の漏れを防げます。受付設定で締め切り日時を決めておくと、その日時に自動で受付を止めます。どれも Free プランで使えます。

Free プランで使うときの注意

Free プランで受け付けられる回答は、アカウント全体で月100件までです。上限に達すると、その月はフォームが回答を受け付けなくなります。児童・生徒の多い学校で、100家庭を超える回答が見込まれる場合は、月500件まで受け付けられる Light プランを検討してください。学年ごとにフォームを分けても、回答の数はアカウント全体で数えます。

使い方

「このテンプレートで作る」を押すと、この内容のフォームがあなたのアカウントに作られます。学校名・日時・議案と締め切りを書き換えて「公開する」を押し、学校の連絡用のメールや LINE で URL を送ってください。共有の画面には QR コードもあるので、総会のお知らせのプリントに印刷して配ることもできます。

このテンプレートで使っている機能

• 答えに応じて設問を出し分け「はい」を選んだ人にだけ追加の質問を。
• 集計とグラフ選択肢ごとの人数と割合を、棒グラフ・円グラフで。画像で保存して資料に貼れます。
• Google スプレッドシートに自動で追記回答が届くと数分以内に1行ずつ。Light なら、回答の修正・対応状況・メモも行に反映し、いつも最新の写しになります。

よくある質問

委任状をフォームで受け付けてもよいですか？

委任状の出し方（紙の提出が必要か、フォームでよいか）は、PTA の規約と総会の決まりに従ってください。LEXORA Forms は回答を集めて一覧にする道具で、委任の扱いを決めるものではありません。

あとから出欠を変えたい人がいたら？

もう一度フォームから送ってもらい、古い回答を削除するか、対応状況を「キャンセル」にしてください。有料の Light プランなら、役員が回答の中身を直すこともできます（直した記録が残ります）。

誰でも回答できてしまいませんか？

フォームの URL を知っている人は回答できます。URL は保護者への連絡だけで送り、名簿と照らし合わせて確かめてください。締め切りのあとは、受付設定の締め切り日時か、フォームを非公開にすることで受付を止められます。

無料で使えますか？

はい。Free プランで、このテンプレートのすべての項目と、集計のグラフ・締め切りを使えます。ただし、回答はアカウント全体で月100件までです。