申込書のメールやFAXを打ち直す手間をなくす

地域の大会のエントリーは、要項と一緒に申込書（Excel や PDF）を配り、チームの代表者がメールや FAX で送り返す、という流れがよくあります。届いた申込書を見ながら一覧表に打ち直し、部門ごとのチームの数を数え、締め切りまでに出していないチームに連絡する、とまとめる人の手間がかかります。

このテンプレートは、大会の申込書の項目をそのままフォームにしたものです。代表者がスマホから送ると、回答の一覧にチームごとの内容がそろい、CSV（Excel 用）で組み合わせ表やプログラムの名簿に使えます。

このテンプレートに入っている項目

チーム名とふりがな、所属・地域、出場する部門、代表者のお名前・メールアドレス・当日に連絡のつく電話番号、監督・引率者、登録する選手の人数と名簿、参加費のお支払い、審判・運営への協力、駐車場の利用台数、スポーツ保険などへの加入、大会要項への同意を聞きます。

保険に「加入していない」を選んだチームにだけ、大会の日までに加入をお願いする案内が出ます（表示条件）。けがのときの扱いや保険の決まりは大会ごとに違うので、要項の内容に合わせて書き換えてください。選手の生年月日や健康のことは聞いていません。必要なときは、要項に沿って担当の方が別に確かめてください。

部門ごとの出場枠と締め切り

「出場する部門」には、選択肢ごとの定員（各部門のチームの数）を入れています。枠が埋まった部門は「満席」と表示されて選べなくなり、ほかの部門はそのまま申し込めます。残りの枠の数も表示されるので、先着順の大会でも問い合わせが減ります。枠の数は大会に合わせて変えてください。受付設定で締め切り日時を決めておけば、その日時に自動で受付を止めます。

回答の画面の「集計」では、部門ごとのチームの数や、審判を出せるチームの数がグラフで分かります。ここまでの機能は、どれも Free プランで使えます。

Free プランの注意

Free プランで受け付けられる回答は、アカウント全体で月100件までです。チームの数が多い大会や、同じ月にほかのフォームでも回答を集める場合は、月500件まで受け付けられる Light プランを検討してください。Light なら、エントリーのあとの選手の入れ替えを、担当の方が回答の中身を直して反映することもできます（直した記録が残ります）。

このテンプレートで使っている機能

• 全角で入力されても大丈夫電話番号・メールアドレス・郵便番号などを半角にそろえて保存します。
• 回答者への自動返信メール受付の控えを回答者へ。返信はあなたに届きます。文面の編集と「〇〇様」の差し込みは Light。
• 選択肢ごとの定員日程や回ごとに人数を決めると、定員に達した選択肢は「満席」になり選べなくなります。無料プランでも使えます。
• 集計とグラフ選択肢ごとの人数と割合を、棒グラフ・円グラフで。画像で保存して資料に貼れます。
• Google スプレッドシートに自動で追記回答が届くと数分以内に1行ずつ。Light なら、回答の修正・対応状況・メモも行に反映し、いつも最新の写しになります。

よくある質問

部門の枠が埋まったら、どうなりますか？

その部門は回答の画面で「満席」と表示され、選べなくなります。ほぼ同時に送られても枠の数を超えないよう、送信のときにもう一度数えています。エントリーを取り消したチームの回答を消せば、その分の枠が空きます。

同じチームから2回申し込まれないようにできますか？

受付設定の「重複の防止」で「チーム名」を選ぶと、同じチーム名の2件目の申し込みを受け付けません。1つのクラブから複数のチームが出る大会では、チーム名に「A」「B」などを付けてもらうよう、最初の文章で案内してください。

選手の名簿は1人ずつ入力してもらえますか？

このテンプレートでは、名簿を1つの欄にまとめて書いてもらう形にしています（背番号とお名前を1行ずつ）。選手の人数が大会ごとに違い、1人ずつの欄を並べると長いフォームになるためです。

参加費の振込先をフォームに書いてもいいですか？

最初の文章や完了ページに書けます。振込を選んだチームにだけ別に案内したいときは、受付のあとに担当の方からメールで連絡する流れをおすすめします。

無料で使えますか？

はい。Free プランで、このテンプレートのすべての項目と、表示条件・部門ごとの出場枠・集計のグラフ・締め切りを使えます。ただし、回答はアカウント全体で月100件までです。