回ごとに案内できる組数が決まっている見学会に

完成見学会や内覧会は、1組ずつ担当者が付いて案内することが多く、1回に受け付けられる組数に限りがあります。電話やメールで予約を受けると、空いている回を探して返事をし、埋まった回をチラシやホームページで知らせ直す手間がかかります。

このテンプレートは、来場の日時の選択肢ごとに「3組まで」の定員を決めてあります。定員に達した回は回答画面で「満席」と表示されて選べなくなるので、予約の受付をフォームだけで締め切れます。満席の回も隠さずに残すので、申し込む方は空いている回を見比べて選べます。

このテンプレートに入っている項目

来場の日時（各回3組まで）、大人の人数、お子さまのご同伴と年齢、ご来場の方法、お名前とふりがな、メールアドレス、電話番号、現在のお住まい、住まいの計画の状況と時期、見学会を知ったきっかけ、当日見たいところを入れています。

お子さまの年齢は「同伴あり」を選んだ方にだけ出るので、キッズスペースやおもちゃの準備に使えます。現在のお住まいは郵便番号を入れると住所が自動で入り、全角で入力された番地も半角にそろえて保存します。住まいの計画の項目は任意にしてあり、当日の案内で話す内容の目安になります。

定員は「組数」で数えます

選択肢ごとの定員は、申込の件数で数えます。1件の申込が大人2人とお子さま1人でも、1組です。人数の上限で区切りたいときは、日時の選択肢を細かく分けて組数を少なめにしてください。定員は編集画面で日時の設問を選び、右の設定の「選択肢ごとに定員を決める」で回ごとに変えられ、0 にするとその回だけを締め切れます。

キャンセルの連絡があったら、回答の対応状況を「キャンセル」にすると定員に数えなくなり、その回はまた予約できるようになります。同じ時刻に申込が重なっても、定員を超えて受け付けることはありません。

受付の締め切りと、同じ方の重複の予約

受付設定で締め切りの日時を決めておけば、たとえば見学会の前日の18時に自動で受付を止められます。受付終了の画面に出す文言も変えられるので、「当日のご来場はお電話でご相談ください」のように案内できます。

同じ方が念のために複数の回を押さえてしまうと、ほかの方が予約できなくなります。受付設定の重複の防止で「メールアドレス」を選ぶと、同じアドレスからの2件目の申込は受け付けません。ここまでの機能は、どれも Free プランで使えます。

使い方

「このテンプレートで作る」を押すと、この内容のフォームがあなたのアカウントに作られます。日時の選択肢を開催する回に書き換え、会場の案内の文章を直して「公開する」を押せば、URL をホームページ・Instagram・チラシの QR コードからすぐに使えます。予約が届くとメールで知らせが届き、申込者には受付完了の自動返信メールを送れます。

このテンプレートで使っている機能

• 郵便番号から住所を自動入力都道府県・市区町村・町域が自動で埋まり、番地を書き足すだけです。
• 全角で入力されても大丈夫電話番号・メールアドレス・郵便番号などを半角にそろえて保存します。
• 回答者への自動返信メール受付の控えを回答者へ。返信はあなたに届きます。文面の編集と「〇〇様」の差し込みは Light。
• 選択肢ごとの定員日程や回ごとに人数を決めると、定員に達した選択肢は「満席」になり選べなくなります。無料プランでも使えます。
• 答えに応じて設問を出し分け「はい」を選んだ人にだけ追加の質問を。
• 集計とグラフ選択肢ごとの人数と割合を、棒グラフ・円グラフで。画像で保存して資料に貼れます。
• Google スプレッドシートに自動で追記回答が届くと数分以内に1行ずつ。Light なら、回答の修正・対応状況・メモも行に反映し、いつも最新の写しになります。

よくある質問

無料プランで使えますか？

はい。回ごとの定員・締め切り・重複の防止を含め、このテンプレートのすべての項目を Free プランでそのまま使えます。Free プランの月間の回答数は、アカウント全体で100件までです。

定員は人数ではなく組数ですか？

はい。選択肢ごとの定員は申込の件数で数えるので、1件の申込が何人でも1組です。来場の人数は、回答の一覧と集計で確認できます。

会場の住所を予約した方にだけ知らせたいときは？

送信後に出る完了ページの文章に会場の住所や道順を書いておけば、予約した方にだけ伝えられます（Free プランで使えます）。自動返信メールの本文を自由に書けるのは Light プラン以上で、Free プランでは決まった文面のメールが届きます。フォームの最初の文章には、おおよその地域だけを書いておくと安心です。

予約の一覧を当日の受付表に使えますか？

使えます。回答の一覧を CSV（Excel 用）でダウンロードするか、Google スプレッドシートに追記して、来場の日時で並べ替えてください。一覧では来場の日時で絞り込むこともできます。