紙の申込書を配って集める手間をなくす

合宿の申し込みは、紙の申込書を配り、保護者の署名をもらって回収し、集まった紙を見ながら名簿や部屋割りの表に打ち直す、という流れがよくあります。出していない人を探したり、字が読めずに聞き直したりと、まとめる人の手間がかかります。

このテンプレートは、申込書の項目をそのままフォームにしたものです。参加する人も、しない人も同じフォームから送るので、回答の一覧を見れば出欠と申し込みの内容がそろいます。

このテンプレートに入っている項目

参加者のお名前と学年・所属、申し込む方（保護者か、18歳以上の本人か）、合宿への参加を聞きます。「参加する」を選んだ人にだけ、参加する日程・行きと帰りの移動・部屋割り・費用の払い方・合宿中の緊急連絡先が出ます（表示条件）。一部の日程だけ参加する人には、参加する日と、途中で来る・帰る予定を聞きます。

保護者が申し込む場合は、保護者のお名前と、参加への同意のチェックが出ます。紙の申込書の署名の代わりに使えます。日程・場所・費用・持ち物はフォームの最初の文章に書いてあるので、合宿に合わせて書き換えてください。

食物アレルギーや体調のことは、フォームで集めない

このテンプレートには、食物アレルギー・持病・服薬の欄を入れていません。健康に関する情報は、個人情報の中でも特に慎重な取り扱いが求められるものにあたることがあり、回答の一覧やCSVで多くの人の目に触れる形で集めるのは向かないためです。最初の文章で「担当へ直接お知らせください」と案内しています。宿への連絡が必要なときは、担当の方が個別に聞き取ってください。

バスの座席と締め切り、Free プランの注意

行きと帰りの貸切バスには、選択肢ごとの定員（40席）を入れています。座席が埋まると「満席」と表示され、選べなくなります。席の数はバスに合わせて変えてください。受付設定で締め切り日時を決めておけば、その日時に自動で受付を止めます。回答の画面の「集計」では、日程ごとの参加人数やバスの人数がグラフで分かり、一覧は CSV（Excel 用）で名簿や部屋割りの表に使えます。ここまでの機能は、どれも Free プランで使えます。

Free プランで受け付けられる回答は、アカウント全体で月100件までです。部員の多いチームや、同じ月にほかのフォームでも回答を集める場合は、月500件まで受け付けられる Light プランを検討してください。Light なら、申し込みのあとの変更を担当の方が回答の中身を直して反映することもできます（直した記録が残ります）。

このテンプレートで使っている機能

• 全角で入力されても大丈夫電話番号・メールアドレス・郵便番号などを半角にそろえて保存します。
• 回答者への自動返信メール受付の控えを回答者へ。返信はあなたに届きます。文面の編集と「〇〇様」の差し込みは Light。
• 選択肢ごとの定員日程や回ごとに人数を決めると、定員に達した選択肢は「満席」になり選べなくなります。無料プランでも使えます。
• 答えに応じて設問を出し分け「はい」を選んだ人にだけ追加の質問を。
• 集計とグラフ選択肢ごとの人数と割合を、棒グラフ・円グラフで。画像で保存して資料に貼れます。
• Google スプレッドシートに自動で追記回答が届くと数分以内に1行ずつ。Light なら、回答の修正・対応状況・メモも行に反映し、いつも最新の写しになります。

よくある質問

バスの座席が埋まったら、どうなりますか？

その選択肢は回答の画面で「満席」と表示され、選べなくなります。ほぼ同時に送られても席の数を超えないよう、送信のときにもう一度数えています。満席の人は「自分で現地へ行く」を選ぶか、担当に相談してもらう流れになります。

きょうだいで参加する場合は？

参加者1人につき1回ずつ送ってもらってください。同じ保護者のメールアドレスから複数件届くので、受付設定の「重複の防止」を使うときは、メールアドレスではなく参加者のお名前などを選ぶか、使わないでください。

参加しない人にも送ってもらう必要がありますか？

送ってもらうと、名簿と照らし合わせて答えていない人が分かりやすくなります。「参加しない」を選んだ人には日程や移動の質問は出ず、担当への連絡の欄だけが出るので、すぐに答えられます。

食物アレルギーの欄を足すことはできますか？

設問は自由に足せますが、このテンプレートでは入れていません。健康に関することは、回答の一覧で多くの人の目に触れないよう、担当の方が直接聞き取る形をおすすめします。

無料で使えますか？

はい。Free プランで、このテンプレートのすべての項目と、表示条件・バスの座席の定員・集計のグラフ・締め切りを使えます。ただし、回答はアカウント全体で月100件までです。