出店の申込をフォームで受け付けると

マルシェやお祭りの出店者を募るときは、申込書を Excel や PDF で配り、記入してメールで送ってもらう形がよくあります。届いた申込書を開いて一覧に写し、記入漏れがあれば問い合わせ、飲食のお店には営業許可のことを個別に確かめる、という作業が主催者に残ります。

このフォームなら、出店者はスマホから申し込め、主催者の手元には同じ形の一覧がたまっていきます。必須の項目が空のままでは送れないので、記入漏れの問い合わせも減ります。

このテンプレートに入っている項目

出店を希望する日、出店の形（物販・飲食のテント・キッチンカー・ワークショップ）、屋号と代表者、連絡先、所在地、販売する品目と価格帯、お店の Instagram やホームページを聞きます。最後に、出店要項への同意を必須にしています。

「飲食（テント）」を選んだお店にだけ、食品の営業許可・届出の状況と火気の使い方を、「キッチンカー」を選んだお店にだけ、車両の大きさと許可を受けた自治体を聞きます（表示条件）。物販のお店には、関係のない質問を見せません。電源を使いたいお店には、使う機器と消費電力を書いてもらいます。所在地は郵便番号を入れると住所が自動で入り、全角で打たれた電話番号は半角にそろえて保存します。

飲食の出店に必要な手続きは、開催地や扱う食品で変わります。必要なことは開催地の保健所に確かめ、出店要項に書いておいてください。

出店の形ごとに枠を決める

出店の形の選択肢には、それぞれ枠の数（定員）を決めてあります。枠が埋まった形は回答の画面で「満席」と表示されて選べなくなるので、キッチンカーの台数や、火を使うテントの数を会場に合わせて抑えられます。数は会場に合わせて書き換えてください。選考で決める場合は、枠を区画の数より多めにするか、定員を外して使えます。

申込のあとの使い方

回答の一覧では、出店の形や希望の日で絞り込めます。回答の対応状況の名前は自分で決められるので、「出店決定」「見送り」のように選考の結果を付けておけます。対応状況を「キャンセル」にした申込は枠の数に数えなくなり、その枠がまた選べるようになります。CSV（Excel 用）でダウンロードすれば、区画の割り振りや当日の名簿づくりに使えます。

ここまでの機能は、どれも Free プランで使えます。Free プランの回答はアカウント全体で月100件までなので、大きな催しで申込が多くなりそうなら、月500件まで受け付けられる Light プランを検討してください。

このテンプレートで使っている機能

• 郵便番号から住所を自動入力都道府県・市区町村・町域が自動で埋まり、番地を書き足すだけです。
• 全角で入力されても大丈夫電話番号・メールアドレス・郵便番号などを半角にそろえて保存します。
• 回答者への自動返信メール受付の控えを回答者へ。返信はあなたに届きます。文面の編集と「〇〇様」の差し込みは Light。
• 選択肢ごとの定員日程や回ごとに人数を決めると、定員に達した選択肢は「満席」になり選べなくなります。無料プランでも使えます。
• 答えに応じて設問を出し分け「はい」を選んだ人にだけ追加の質問を。
• 集計とグラフ選択肢ごとの人数と割合を、棒グラフ・円グラフで。画像で保存して資料に貼れます。
• Google スプレッドシートに自動で追記回答が届くと数分以内に1行ずつ。Light なら、回答の修正・対応状況・メモも行に反映し、いつも最新の写しになります。

よくある質問

申込があった時点で出店が決まりますか？

このテンプレートは「申込を受け付けたあと、主催者が確認して出店の可否を知らせる」流れで書いています。フォームの冒頭と完了ページに、いつまでに連絡するかを書いておいてください。先着順で決めるなら、その旨に書き換えてください。

出店料をフォームで払ってもらえますか？

LEXORA Forms には、フォームの中でお金を払ってもらう機能はありません。出店料の金額と払い方は冒頭の文章や出店要項に書き、受け取ったかどうかは回答の対応状況やメモで管理してください。

同じお店が何度も申し込まないようにできますか？

受付設定の「重複の防止」でメールアドレスの設問を選ぶと、同じアドレスからの2件目を受け付けません。受付設定の締め切り日時を決めておけば、その日時に自動で受付を止めます。

出店要項はどう見せればよいですか？

短い要項なら、フォームの冒頭の文章にそのまま書けます。長い要項を別のページに置いている場合は、その場所を冒頭の文章で案内してください（文章にリンクを付けられるのは Light プラン以上です）。