Google フォームで送られた回答を修正したいとき　作成者が直す方法と記録の残し方

Google フォームには、回答した人が送信後に自分の回答を直せるようにする設定があります。フォームの「設定」を開き、「回答」の横の下矢印から 「回答の編集を許可する」をオンにします。

申込をした人に、内容の変更を自分で済ませてもらう運用なら、この設定で十分です。LEXORA Forms には、回答した人が送信後に自分で回答を直す機能はまだありません。この使い方なら、Google フォームのほうが向いています。

申込の受付では、変更の連絡は電話・メール・窓口で受けることが多く、回答した人に直してもらうより、受け付けた側が直すほうが早い場面があります。 ところが、Google フォームの公式のヘルプ（「回答の確認と管理」「フォームを公開して共有する」「フォームの回答の保存先を選択する」）には、作成者が届いた回答の中身を書き換える手順は見当たりませんでした（当社調べ）。

そのため、次のような方法がよく使われています。

• 回答をつないだスプレッドシートのセルを直す。手軽ですが、どの行を・いつ・何から何に直したかは、作業した人が覚えておくか、列を足して書いておく必要があります
• 回答を削除して、作成者が正しい内容で答え直す。もとの回答日時が変わり、直す前の内容は残りません
• 回答した人に編集用のリンクを探してもらい、直してもらう。連絡の手間が回答した人の側にかかります

件数が少なく、直すのもまれなら、スプレッドシートで直す方法で困らないこともあります。日程の変更やキャンセルがよく出る受付で、直したことを記録に残したいときは、次の方法を検討してみてください。

LEXORA Forms では、回答の画面で1件ずつの詳細を開き、回答の修正で届いた回答をそのまま直せます（Light プラン。月額1,980円）。直した内容は回答の一覧・CSV・集計に使われ、修正の記録が残ります。

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   回答の画面で、直したい回答を開く

   フォームの上部のバーの「回答」から一覧を開き、行を押すと1件ずつの詳細に移ります。名前や電話番号での検索も使えます。
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   「回答を修正する」を押して直す

   回答画面と同じ入力欄で直します。必須の設問を空にすることもできます。直したら「修正を保存」を押します。
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   連絡を受けた内容をメモに残す

   詳細の画面の「メモ」に「10/23 電話で日程変更の連絡」などと書いておくと、なぜ直したかが後から分かります。メモは回答した人には届かず、あなただけが読めます。

回答の中身を書き換えなくてもよい受付なら、無料プランの対応状況とメモで足りることもあります。

• キャンセルは「キャンセル」の状況にする。回答は残したまま、フォーム全体の定員や選択肢ごとの定員に数えなくなり、空いた枠にまた申込を受け付けます
• 変更の連絡はメモに書く。「日程を土曜に変更」とメモしておけば、回答の一覧でメモのある回答に印が付き、マウスを乗せると読めます
• CSV にも入ります。CSVには、回答の列のあとに対応状況とメモの列が入ります（Light プランでは最終修正日時の列も）。名簿を作るときに、キャンセルの人を外したり、メモを見ながら直したりできます

日程を変えると定員の数も変わる受付（日程を選べる体験レッスン申込フォームなど）では、メモだけだと定員は前の日程のまま数えます。日程の変更がよく出るなら、回答の修正のほうが合っています。

送信前の確認画面を出す

受付設定の送信前の確認画面をオンにすると、回答した人は入力した内容の一覧を確かめてから送信します。間違いに気づいたら「修正する」で入力に戻れます。すべてのプランで使えます（最初はオフです）。

控えのメールで、選んだ内容を伝える

自動返信メールで受付の控えを送ると、回答した人が日程などの間違いに早く気づけます。早めに連絡をもらえれば、直す側の手間も小さくなります。

スプレッドシートにも反映させる

Google スプレッドシートへの追記を使っている場合、Light プランでは回答の修正・対応状況・メモもスプレッドシートの行に反映されます（数分以内）。無料プランでは、届いたときに1行を書き足すだけなので、あとで対応状況やメモを変えてもスプレッドシートには入りません。

• 回答した人に、自分で直してもらいたい。LEXORA Forms にはこの機能がまだないので、Google フォームの「回答の編集を許可する」が向いています
• 直したことを回答した人に知らせたい。回答の修正では知らせのメールは送られないので、変更を受け付けたことは電話やメールで伝えてください
• 無料プランでは、回答の中身は直せません。無料プランはフォーム5個まで、回答はアカウント全体で月100件までです。詳しくは料金プランをご覧ください

申込の受付を始めるなら、セミナー・イベント申込フォームや来店予約フォームから作ると、項目を書き換えるだけで公開できます。新しいフォームは非公開（下書き）で作られるので、作っている途中に申込が届くことはありません。