Google フォームから乗り換えるときの手順と、できることの違い

乗り換える前に知っておきたいこと

• Google フォームの中身を自動で取り込む機能はありません。設問は作り直します。本文で「/」を押して設問の種類を選んでいく形なので、同じフォームを手早く組み立て直せます。
• これまでの回答は Google フォームの側に残ります。LEXORA Forms に届くのは、公開したあとの新しい回答からです。過去の回答が必要なら、Google フォームの回答の画面からスプレッドシートや CSV に保存しておきましょう。
• 無料プランには上限があります。フォームは5個まで、回答はアカウント全体で月100件までです（登録した日から1か月ごとに数えます）。 上限の8割と上限に達したときにメールでお知らせし、上限に達すると次の期間まで受付が止まります。Google フォームは無料で使えるので、回答がとても多いフォームは料金プランと見比べて決めてください。

乗り換えの手順

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   今のフォームの中身を書き出す

   質問文・選択肢・必須かどうか・回答によってセクションを分けているところを、メモに書き出します。選択肢は1行に1つずつ書いておくと、あとで複数行をまとめて貼り付けるだけで1行ずつ選択肢になります。
2. 2

   LEXORA Forms に登録する

   メールアドレスか Google アカウントで登録します。クレジットカードは要りません。
3. 3

   テンプレートか白紙から作る

   近い用途のテンプレートがあれば、そこから始めると設問・完了ページ・テーマまで入った状態で作れます（この記事の最後に、乗り換えでよく使うものを並べました）。 新しいフォームは非公開（下書き）で作られるので、作っている途中に回答が届くことはありません。
4. 4

   設問を置き、分岐を置き換える

   下の対応表を見ながら設問を置きます。回答によってセクションを分けていたところは、表示条件に置き換えます（後の節で説明します）。
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   通知・自動返信・スプレッドシートを設定する

   フォームの「通知設定」で、回答が届いたお知らせと回答者への自動返信を、「連携」で Google スプレッドシートへの追記を設定します。
6. 6

   プレビューで確かめて公開し、案内を差し替える

   プレビューで入力を試してから「公開する」を押します。ホームページのリンクや埋め込み、チラシの QR コードを新しいフォームのものに差し替えます。
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   Google フォームの受付を止める

   古いフォームに回答が届き続けると、受付が2か所に分かれてしまいます。Google フォームの「回答を受け付ける」をオフにしておきましょう。

設問の種類の対応表

Google フォームでよく使う設問は、ほとんどそのまま置き換えられます。LEXORA Forms の設問の種類は次のとおりです。

「回答に応じてセクションに移動」の置き換え方

Google フォームでは、選んだ答えによって次に進むセクションを変えて分岐させます。LEXORA Forms では、設問やグループに表示条件を付けて、条件に合うときだけ表示します。たとえば「ご来店は初めてですか？」で「はい」を選んだ人にだけ聞きたい設問をグループにまとめ、そのグループに「はい のとき表示」の条件を付けます。

条件は複数を「すべて満たす」「いずれかを満たす」で組み合わせられ、プランによる数の制限はありません（無料プランでも使えます）。 表示されなかった設問に入力があっても、その値は送信されません。なお、回答によって別のページへ飛ばす形はまだありません。分岐の多いフォームは、ページを分けるより1ページの中で出し分けるほうが作りやすくなります。

乗り換えて変わること

住所と全角の入力

住所の設問を置くと、回答者が郵便番号を入れるだけで都道府県・市区町村・町域が入り、番地を書き足すだけで済みます（郵便番号から住所を自動入力。無料プランで使えます）。電話番号やメールアドレス・数値・郵便番号が全角で入力されても、半角にそろえて保存します（全角の入力）。回答者に「半角で入力してください」とお願いする必要がなくなります。短文・長文は書いたとおりに残します。

回答者への自動返信メール

Google フォームで回答者に送れるのは回答のコピーで、文面は変えられません。LEXORA Forms は回答者のメールアドレスあてに、受付の控え（回答内容）を自動返信メールで送ります。無料プランは決まった文面で、差出人名はお店や教室の名前にでき、そのあとに「（LEXORA Forms）」が付きます。Light プランでは件名と本文を自由に書け、「〇〇様」のように回答の内容を差し込めます。回答者がこのメールに返信すると、あなたのアカウントのメールアドレスに届きます。

同じ人からの二重の申し込みを防ぐ

Google フォームの「回答を1回に制限する」は、回答者に Google アカウントでのログインを求めます。LEXORA Forms の重複の防止は、選んだ設問（メールアドレスなど）の値が同じ回答を2件目から受け付けない仕組みで、回答者のログインは要りません。受付設定で選ぶだけで、無料プランでも使えます。

送信の前に入力内容を確かめてもらう

Google フォームには、送信の前に入力内容を見直す画面がありません。LEXORA Forms では受付設定で送信前の確認画面をオンにすると、回答した人は入力した内容の一覧を確かめてから送信し、間違いに気づいたら「修正する」で入力に戻れます。無料プランでも使えます。

定員・締め切りで自動で受付を終える（Light プラン）

Google フォームの標準の機能では、受付の停止は手動です。LEXORA Forms の Light プランでは、定員（先着の人数）と締め切りの日時を決めておくと自動で受付を終え、受付終了の画面に出す文言も変えられます。送信のあとに自社のサイトや公式 LINE へ移動させることもできます（Light プラン）。

見た目と、無料プランの表示

色・フォント・角の丸み・上部のカバー（模様や写真）を選べます。回答画面はスマホで押しやすい大きさのボタンにしています。 なお無料プランでは、フォームの題名の下などに「Built with LEXORA Forms」の表示が入ります（Light プランで消せます）。

Google フォームと同じようにできること

• 回答ごとにGoogle スプレッドシートへ自動で追記できます（全プラン）。列は設問ごとに対応づけるので、あとから設問を並べ替えても列はずれません。
• 回答が届いたら、アカウントのメールアドレスにお知らせのメールが届きます。
• 回答の一覧・選択肢ごとの集計とグラフ・CSV のダウンロードがあります。CSV は Excel で文字化けしない「Shift-JIS」と「UTF-8」を選べます。
• URL を送るだけでなく、ホームページへの埋め込みや QR コードでも案内できます。回答する人の登録は要りません。

Google フォームのままのほうがよい場面

どちらが優れているかではなく、向いている場面が違います。次のような使い方なら、Google フォームのままのほうが合っています。

• 回答が毎月とても多く、無料のまま使いたい（LEXORA Forms の無料プランは月100件まで）
• 回答者からファイルや写真を受け取りたい
• 点数を付ける小テストを作りたい
• 回答によって別のセクションへ飛ばす、込み入った分岐がどうしても必要

反対に、お客様の住所を受け取る申込、受付の控えを送りたい予約や問い合わせ、先着順のイベントの受付では、乗り換えで手間が減る場面が多くあります。 まずはお問い合わせのような小さなフォームを1つ移して、使い勝手を確かめてみてください。